La República de Panamá, mediante la Ley N° 52 de 2016 (la “Ley N° 52”), estableció el requerimiento que toda persona jurídica (sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y fundaciones de interés privado) está obligada a llevar registros contables y mantener documentación de respaldo por un período mínimo de cinco (5) años.
Recientemente, la referida Ley N° 52 fue objeto de modificación mediante la Ley 254 del 11 de noviembre de 2021 (la “Ley 254”), estableciendo requerimientos adicionales respecto a los “registros contables” que deben llevar las personas jurídicas. A continuación, formulamos algunas preguntas que nos ayudan a explicar las modificaciones a la Ley N° 52:
¿En qué consiste la modificación principal de la Ley N° 52 introducida por la Ley N° 254?
Se establece la obligación de que los registros contables que deben llevar y mantener las personas jurídicas, deben ser proporcionados al agente residente, para su custodia, a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del cada año fiscal, es decir, a más tardar el 30 de abril de cada año. Es decir, los registros contables al 31 de diciembre del año 2021, nos deben ser entregados a más tardar el 30 de abril de 2022, y asimismo al vencimiento de los años fiscales subsiguientes.
Los registros contables pueden ser proporcionados al agente residente en original o copia y serán mantenidos por el agente residente de manera confidencial, a menos que medie un requerimiento de una autoridad competente de la República de Panamá, conforme a las leyes aplicables.
¿Dónde se pueden mantener los registros contables originales?
Los originales de los registros contables pueden mantenerse en poder de la persona jurídica en cualquier parte del mundo o en Panamá bajo custodia del agente residente. Si los registros contables originales son mantenidos fuera de las oficinas del agente residente, la persona jurídica está obligada a informar, anualmente y por escrito, al agente residente el nombre y los datos de contacto de la persona que mantiene los registros contables originales y la documentación de respaldo bajo su custodia, al igual que la dirección física donde éstos están.
¿Qué son registros contables según la Ley N° 52?
Se entiende como registros contables aquellos que indiquen de forma clara y precisa las operaciones, tanto contables como financieras, de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio, así como que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
¿Qué tipo de registros contables debe mantener las personas jurídicas?
Las personas jurídicas que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, tales como inmuebles, acciones, cuotas de participación, cuentas bancarias y/o cuentas de inversión, entre otros, deberán proveer como registros contables, un documento que contenga la siguiente información:
- El valor de los activos;
- Los ingresos que generan dichos activos; y
- los pasivos relativos a dichos activos.
** La información podrá suministrarse con la entrega anual al agente residente de un balance general que contenga el monto del activo, pasivo e ingresos de la persona jurídica relativos al periodo fiscal anterior. **
Las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores de carácter público o privado, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil, deben entregar:
- El estado de cuenta del custodio; o
- El balance general de la persona jurídica.
Las personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá deben entregar:
¿Qué empresas están exceptuadas de proveer los registros contables o copia de los mismo al agente residente?
Se exceptúan de la obligación de proporcionar anualmente al agente residente los registros contables o copia de los mismos, las siguientes personas jurídicas:
- Personas jurídicas listadas en una bolsa de valores local o internacional reconocida.
- Personas jurídicas que sean de propiedad de un organismo internacional o multilateral o de un Estado.
- Personas jurídicas que sean armadores o fletadores de naves inscritas exclusivamente bajo servicio internacional de la Marina Mercante de la República de Panamá.
- Personas jurídicas que realicen operaciones comerciales dentro de la República de Panamá.
¿Qué es documentación de respaldo conforme a la Ley N° 52?
Documentación de respaldo se define como aquella que incluye los contratos, facturas, recibos y/o cualquiera otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
¿Cuáles son las consecuencias para una persona jurídica en caso de no suministrar el original o copia de los registros contables al agente residente en tiempo oportuno?
El agente residente deberá informar de tal hecho al ente regulador y tal incumplimiento podría generar: (i) multas a la persona jurídica de US$5,000.00 a US$1,000,000.00; (ii) la suspensión de los derechos corporativos de la persona jurídica; y (iii) la imposibilidad de inscribir cualquier tipo de documento en el Registro Público y obtener certificados emitidos por dicho Registro. Además, el agente residente está obligado a renunciar como tal respecto a la persona jurídica que incumpla.
¿Por cuánto tiempo se deben mantener los registros contables y la documentación de respaldo en caso de disolución?
Los registros contables y la documentación de respaldo o sus copias respectivas correspondientes a los cinco (5) años anteriores a la inscripción de la disolución deberán también ser mantenidos por la persona jurídica y estar disponibles por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir de la inscripción de la disolución. Estos documentos deberán ser enviados al agente residente previamente para poder proceder con los trámites de la disolución.
Para cualquier información adicional o asistencia que requiera sobre los requerimientos de registros contables, comuníquese con su abogado o a la siguiente dirección de correo electrónico: accountingservices@icazalaw.com.